Inventuren meistern

Mobile Barcode-Scanner spielen bei der Inventur eine wichtige Rolle. Stellt man plötzlich fest, dass zu wenige davon da sind, können Mehraufwand, Frust und kost­spielige Verzögerungen folgen. Aber auch zu viel angeschaffte Barcode-Scanner kön­nen die Inventurkosten unnötig in die Höhe treiben. Die folgenden Tipps können kurz- und langfristige Abhilfe verschaffen.

von Marc Teuber

book1096 Wörter timelapse6 Min. Lesedauer


Barcode-Scanner-Bedarf reduzieren: Inventur­vor­bereitung optimieren đź”—︎

In der Regel steht die Inventur ein Mal jährlich an, man hat also Zeit zum Planen. Durch eine geschickte Organisation der Inventur lässt sich der Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Dadurch kann auch die Anzahl der benötigten Barcode-Scanner so gering wie möglich gehalten werden.

Bei mehreren Standorten: Barcode-Scanner untereinander ausleihen đź”—︎

Hat ein Unternehmen mehrere Niederlassungen, können die Geräte auch zwischen den Orten ausgeliehen werden. Das setzt natürlich voraus, dass die Inventur in den Standorten zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfindet. Ein möglicher Nachteil: Die Barcode-Scanner werden dann oft deutlich stärker beansprucht. In diesem Zusammenhang lohnt es sich – falls eine Kaufentscheidung anstehen sollte –, möglicherweise von vornherein in robustere Geräte zu investieren. Sie lassen sich länger betreiben und stärker beanspruchen.

Auch auf Gerätemodelle, die sich besser transportieren lassen, nicht so schnell abhanden kommen und die Arbeit produktiver machen, sollte man einen Blick werfen. Beispielsweise bleiben bei Ringscannern, die sich am Handgelenk bzw. Finger befestigen lassen, beide Hände frei. Die Arbeitsproduktivität steigt dadurch. Auch ist es weniger wahrscheinlich, dass solche Geräte beschädigt werden oder verloren gehen, weil sie am Körper fest befestigt sind.

Inventur-Zeiten geschickt festlegen đź”—︎

Auch bei den Zeiten, in denen die Inventur durchgeführt wird, hat man oft Spielräume, die sinnvoll ausgenutzt werden können. Je nach Geschäftsart ist es möglich, eine Inventur auch während der Arbeitszeiten durchzuführen. Etwa dann, wenn der Geschäftsverkehr gering ist bzw. in Teilbereichen. Hier können die eigenen Mitarbeiter während der regulären Arbeitszeiten sinnvoll miteinbezogen werden.

Eine andere Möglichkeit bietet die permanente Inventur. Sie wird etappenweise durchgeführt. So zählt man beispielsweise im Januar eine Produktkategorie, im Februar eine andere usw. Dadurch braucht man ebenfalls weniger Barcode-Scanner in den jeweiligen Zeiträumen. Eine Voraussetzung ist jedoch, dass alle Ab- und Zugänge jederzeit nachvollziehbar sind. Deswegen müssen ein Lagerbuch und entsprechende Listen geführt werden - am besten digital im ERP-System.

Personalmenge und -kenntnisse richtig bestimmen đź”—︎

Eine größere Personalmenge bei der Inventur kann deren Durchführung beschleunigen. Doch gilt das nur, wenn qualifiziertes Personal eingesetzt wird bzw. qualifiziertes Personal in ausreichender Anzahl andere Mitarbeiter betreut. In der Praxis werden oft externe Arbeitskräfte eingestellt wie z. B. Studenten, um die Inventur durchzuführen. Sie kennen sich in der Regel mit den Unternehmensprozessen nicht so gut aus. Hier können viele Fehler passieren; unter Umständen muss dann neu gezählt werden, was extra Zeit und Geld kostet.

Lager fĂĽr die Inventur vorbereiten: die richtige Barcodeart đź”—︎

Regale und Artikel sollten mit Barcodes gekennzeichnet sein. Ferner sollte darauf geachtet werden, dass die Barcodes aktuell und gut lesbar sind. Auch ist darauf zu achten, dass die gewählte Barcodeart genügend Kapazitäten hat, um alle benötigten Informationen zu speichern. Zusatzinformationen, die auf Barcodes gespeichert sind, verbessern die Orientierung und verhindern Fehler während der Inventur. Das gilt gerade dann, wenn die Eckinformationen mehrdeutig sind. So können 2D-Barcodes mehr Daten speichern als 1D-Barcodes (So finden Sie den passenden Barcode-Typ).

Achten, dass das Lager nicht zu voll wird đź”—︎

Außerdem kann auch eine zu starke Lagerauslastung die Inventur erschweren. Die für bestimmte Artikel(-gruppen) vorgesehenen Plätze sind dann oft voll. Neue Ware muss infolgedessen woanders abgestellt werden. Das erschwert das Zählen.

Orientierung im Lager erleichtern đź”—︎

Es ist ebenfalls sinnvoll, wenn Mitarbeiter mit einem Lagerplan bzw. einer Lagerbeschreibung ausgestattet werden. Entsprechende Informationen können oft – auch grafisch gestützt – aus dem ERP-System direkt oder über eine Zwischeninstanz auf einzelne Barcode-Scanner übertragen werden. Falls es unmöglich ist, auf einen elektronischen Plan zurückzugreifen, kann auch eine Papierzeichnung hilfreich sein. Ergänzend können weitere Zeichen, wie beispielsweise Hinweisschilder, im Lager aufgestellt werden.

Wichtig: guter WLAN-Empfang und ausreichende Beleuchtung đź”—︎

WLAN gehört zu den häufigsten Technologien, die bei mobilen Barcode-Scannern im Lager genutzt werden. Deswegen sollte hierbei auf einen ausreichend starken Empfang geachtet werden. Verzögerungen bei der Datenübertragung aufgrund schlechter oder fehlender Verbindung lassen sich dadurch vermeiden. Außerdem ist auch die Beleuchtung wichtig. Wenn die Möglichkeit besteht, sollte eine LED-Beleuchtung in Betracht gezogen werden. Sie sorgt für eine deutlich bessere Sicht in Lagerräumen und somit auch für weniger Fehler beim Scannen und Zählen.

Barcode-Scanner-Bedarf reduzieren: Zählen nur was notwendig ist đź”—︎

Nicht alles muss bei einer Inventur immer gezählt werden. Es lohnt, sich mit dieser Frage eingehender zu beschäftigen. Der Grundgedanke dahinter: Je weniger gezählt werden muss, desto weniger Aufwand und technische Hilfsmittel, zu denen auch Barcode-Scanner gehören, werden benötigt. So müssen beispielsweise Sachanlagen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (z. B. Eisenteile, Bretter, Schmiermittel), nur alle drei Jahre gezählt werden, wenn sie nicht zu den Haupteinnahmequellen gehören. In der Zwischenzeit können sie auch geschätzt werden, falls sich ihr Gesamtwert, -bestand und ihre Art unterm Strich nur leicht ändern (vgl. § 240 HGB, Abs. 3).

Stichprobeninventur: Der Aufwand kann deutlich verringert werden đź”—︎

Kommt die Stichprobeninventur zur Anwendung, lässt sich dadurch ebenfalls Aufwand einsparen (vgl. § 241 HGB). Diese Form von Inventur ist genehmigungspflichtig und beruht auf dem sogenannten Pareto-Prinzip. Demnach wird ein repräsentativer Bruchteil des gesamten Warenbestandes gezählt und anschließend hochgerechnet. Das setzt natürlich voraus, dass der Warenbestandswert und die -art weitgehend homogen sind und nicht stark schwanken. In der Vergangenheit hatten große Unternehmen mit sehr großen Lagerbeständen die besten Aussichten auf eine Genehmigung. Sie verfügten über ERP-Systeme, die eine wichtige Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Lagerbuchhaltung sind. Diese ist bei einer Stichprobeninventur notwendig. Weil heute ERP-System, die die erforderlichen Prozesse im Lager unterstützen, viel mehr verbreitet sind, können normalerweise auch kleinere Unternehmen diese Inventurart anwenden. Eine Nachfrage beim Finanzamt verschafft hier Klarheit.

Barcode-Scanner-Mangel: Abhilfe durch Smartphones đź”—︎

Grundsätzlich lassen sich Barcode-Scanner auch kurzfristig mieten. Alternativ kann man auch handelsübliche Smartphones anschaffen oder ebenfalls mieten. Mit einem Kauf sind zwar Zusatzkosten verbunden, der Vorteil liegt jedoch darin, dass Smartphones vielseitiger einsetzbar sind als professionelle Barcode-Scanner. Außerdem können in einigen Fällen Mitarbeiter sogar ihre eigenen Geräte nutzen. Ein größerer Nachteil ist jedoch, dass man dabei mit geltendem Datenschutzrecht in Konflikt geraten könnte. Es kann sich aber trotzdem lohnen, diese Option zumindest zu prüfen.

Smartphones als Barcode-Scanner: gut bei normalen Aufgaben đź”—︎

Smartphones eignen sich recht gut bei standardisierten Inventur-Aufgaben und normalen Arbeitsbedingungen. Investiert man zudem in gute Schutzhüllen, sind auch für rauere Umgebungen geeignet. Viele moderne Smartphones verfügen jedoch über Akkus, die nicht austauschbar sind. Das wird problematisch, wenn der Einsatz über mehrere Stunden ununterbrochen andauert bzw. bei Schichtbetrieb. Es ist dabei auch wichtig sicherzustellen, dass die MDE-Software Smartphones unterstützt. Das und die Stärken und die Schwächen der als Barcode-Scanner eingesetzten Smartphones sollte man dann bereits vor der Auswahl entsprechender Softwarelösungen berücksichtigen.

Zentrales Datenmanagement wichtig đź”—︎

Außerdem benötigt man eine Mobile Device Management Software (z. B. SOTI), um alle Barcode-Scanner – sowohl professionelle Geräte als auch Smartphones – zentralisiert zu managen. Die Geräteeinstellungen können dann über eine App verwaltet werden, die zuvor installiert werden muss. Dadurch lassen sich Konfigurationen aus der Ferne vornehmen und Updates remote ausliefern.


5 Wege, wie digitale Logistik Unter­nehmens­prozesse verbessert

Die Digitalisierung verändert Logistik­prozesse. Einige dieser Veränderungen haben heute schon eine wachsende Bedeutung für Mittelstand und kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Wer sich mit der Entwicklung rechtzeitig auseinandersetzt, kann Wettbewerbs­vorteile realisieren.

Weiterlesen

So gelangen Waren schneller zum Kunden

Schnelle Auslieferungen sind heute ein wichtiger Wettbewerbs­faktor. Oft schlummern jedoch ungenutzte Potenziale entlang der Lieferkette – vom Hersteller und Großhändler über das Lager bis zum Versand. Nach­folgend werden einige davon aufgezeigt.

Weiterlesen